Recepcionista

Tarefas e responsabilidades:

• Recepcionar / controlar visitantes.
• Encaminhar visitantes para os funcionários da companhia.
• Responder perguntas gerais sobre a organização ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
• Enviar e receber correspondências ou produtos.
• Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
• Executar arquivamento de documentos.
• Executar trabalhos de digitação (algumas companhias exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
• Organizar viagens.
• Marcar reuniões.
• Controlar as chaves.
• Registrar informações.
• Utilizar o computador e impressoras da recepção.
• Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
• Utilizar a máquina copiadora.
• Utilizar o fax.
• Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
• Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
• Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
• Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
• Saber usar o correio de voz.
• Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
• Manter em ordem e limpo o local da PABX.
• Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
• Processar o débito das ligações telefônicas.
• Reportar falhas do equipamento telefônico.
• Conhecer os aspectos legais da profissão.
• Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da organização, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
• Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
• Saber utilizar os serviços das companhias concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

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Habilidades necessárias:

• Boa comunicação oral.
• Boa memória.
• Habilidade em digitar.
• Leitura bem fluente.
• Fluência em língua estrangeira é recomendável.

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Conhecimentos necessários:

• Algumas organizações requerem 2o. Grau completo.
• Saber operar mesas telefônicas (PABX).
• Conhecer os cargos da companhia e suas responsabilidades.
• Conhecer a organização.
• Conhecer os procedimentos de emergência.

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Qualidades pessoais necessárias:

• Cordial.
• Paciente.
• Prestativa.
• Saber ouvir.
• Saber trabalhar sob pressão.
• Boa comunicação verbal.
• Coordenação Motora.
• Capacidade de memorização.
• Sociabilidade.
• Estabilidade emocional.
• Responsabilidade.
• Educada ao telefone.

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Requisitos físicos:

• Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
• Trabalho bastante repetitivo.
• Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
• Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
• Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.

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Como iniciar na profissão?

• Segundo grau.
• Cursos de digitação.
• Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
• Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.

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Como é o local de trabalho?

 

Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de companhias, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas.

Normalmente não viajam.

Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.

Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.

Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.

Trabalham nas horas normais das organizações. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).

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Futuro da profissão.

 

Muitas companhias necessitam do toque humano e da habilidade na recepção.

Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.

Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.

A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo, pois as novas telefonistas/recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da organização.

As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitação de textos.

 

Fonte: http://www.institutodenver.net/